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如何在 开放式办公室里高效工作?

点击次数:更新时间:2015-12-08 15:12:46

你工作 过的办公室很可能都是开放式的,它们作 为一种打破工作场所层级结构、把员工 从小隔间里解放出来的方式,已经被广为使用。
然而这 种办公室有利也有弊。一方面,开放式 办公室能营造一个更易于合作、创新和社交的环境,不同部 门和团队之间可以更容易地交换观点。另一方面,开放式 办公室也被认为是个会严重分散员工注意力的环境,根据声音研究所(The Sound Agency)的一项研究,该环境 下的员工生产力会暴跌66%。
每天在 开放环境下办公,怎样才能促进合作、提高效率呢?以下策 略或许能助你保持清醒、高效。
筑一道“虚拟的墙”
在开放式办公环境里,他人的存在就是梦魇。TED演讲者、《声音与商业》(Sound Business)一书的作者朱利安·特雷热(Julian Treasure)说,人脑只能同时处理1.6场对话,如果你 的意识游荡到了附近的讨论中去,就不剩 多少脑力来工作了。
如果同 事的声音和动作让你难以集中,你可以 尝试在自己和办公室里的其他人之间筑一道“虚拟的墙”。怎样做呢?比你想象的要简单。一副耳机就够了。
即便是 退回到个人世界的我们,往往也 听着既不利于专注也不利于高产的音乐。但是想保持高产,就不要 播放有人声的音乐,比如收音机、播客,乃至带歌词的歌曲,它们只 会进一步占据你大脑里的空间。

最利于 专注的声音是那种自然且不可预知的声音。电子环 境音乐阻隔噪音的效果就不错,也不会让人分心。也可以 试试用立体声耳机聆听双耳节拍。神经生 理学家认为这些声音能引导大脑进入深度专注、有创造 力且放松的状态。
分出一张“团队讨论桌”
让员工 既开心又高产的关键在于有不同的空间来做不同的事。建筑设计公司根斯勒(Gensler)的一项新研究发现,员工工 作时有超过一半的时间处在深度专注状态,大约四 分之一的时间在合作,剩下的 时间则分配给学习、社交和其他工作。
当然,在办公 室里工作的人还是大部分时间都坐在自己桌前,但到了 需要深度合作或学习的时候,换个环 境就能帮大脑换个档。在办公 室安置一张较大的“团队讨论桌”,让谈话 和想法在这张桌上流转自如,并鼓励 邻座之间有意识地闲聊。
在用来 开会的房间里可以尝试放置高桌子,高到每个人都得站着,而且墙 壁要用落地大白板,这样的 安排能促使人们积极参与讨论。相反,也可以 设置一些独立的房间,让人能安静独处。可以尝 试在门外放一块黑板,写上自 己在屋里做什么。这样,团队的 其他人就知道他们埋着头的原因了,也会让 他们安静地完成工作。

如果空间足够,可以把打印机、复印机 等噪音水平较高的机器从工作区域移走。此外,时不时 离开座位四处走走也能带来额外的好处,这有助 于重新集中注意力,恢复判断力。
拿出“请勿打扰”的态度来
《应用心理学》杂志发布了一项研究:寻求帮 助的人在工作中做得更好,但提供 帮助的人实际上做得更糟。科学家判断,在帮助 他人和做本职工作之间的转换会带来沉重的“认知负荷”,因为每 次你回头继续工作,都得让 自己重新熟悉一遍工作细节。更不要提什么“多线程工作”的概念,那根本就是个谬论。
要想解决这个问题,可以每 天分出一个时间段,在这几 个小时内不被打扰,专注于 自己的工作不分心。一定要 告诉同事你在这段时间里真的不想被打扰,当然紧急情况除外。要把足 够的注意力分给最重要的工作,而你可 以在这一天的后半段时间里与同事合作或帮助他人。
虽然开 放式办公室不一定适合所有人,但它能给文化、创新和 合作带来巨大影响。不过,和所有的好东西一样,开放式 办公室的应用也必须保持平衡。

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